Hello Pine + Shopware in 10 Schritten anbinden: Kaufland-Beispiel

Ein typisches Hello-Pine-Shopware-Onboarding für Kaufland läuft in 10–14 Werktagen von Kick-off bis Live-Schaltung. Wir haben den Prozess in 10 konkrete Schritte runtergebrochen, die du beim Onboarding-Termin mit uns durchläufst. Hier die Schritte mit Zeitangabe, Pflichtfeldern und der Stelle, an der die meisten Setups stolpern.

Wir nehmen Kaufland als Beispiel, weil es der häufigste Erst-Marketplace in Shopware-Setups ist. Für Otto, Amazon oder Etsy läuft der Prozess analog, mit anderen Pflichtfeldern und Versand-Konfigurationen.

Voraussetzungen vor Schritt 1

Shopware 6 ab Version 6.5 oder Shopware Cloud (Shopware End-of-Life Statement, 2026-06-09)

Kaufland Händler-Konto mit API-Zugang. Wenn noch nicht vorhanden, plane 5–10 Werktage für die Kaufland-Verifizierung ein.

Sortiment mit EAN. Kaufland verlangt für 95+ % der Kategorien eine gültige EAN/GTIN pro Variante. Ohne EAN keine Listings, dazu haben wir den EAN-bei-Kaufland-Post im Detail geschrieben.

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Schritt 1: Hello Pine Account anlegen (Tag 1, 30 Minuten)

Du registrierst dich auf hello-pine.com mit Brand-Name, Shop-System (Shopware) und ersten gewünschten Marketplaces (Kaufland). Du wählst den Plan-Tier (Startup, Business, Enterprise). Hello Pine erstellt das Backend für deine Brand, du bekommst Login-Daten und einen Slot für den Kick-off-Call.

Hier stolpert keiner. Standard-Registrierung wie bei jedem SaaS-Tool.

Schritt 2: Shopware-Shop verbinden (Tag 1, 1 Stunde)

Im Hello-Pine-Backend gehst du auf Verbindungen → Shop hinzufügen → Shopware. Du gibst die Shopware-Admin-URL deines Shops ein. Hello Pine generiert einen API-Token, den du in deinem Shopware-Admin unter Einstellungen → System → Integrationen → API-Zugang einträgst.

Hier stolpert es oft: Wenn der Shopware-Shop hinter einer Basic-Auth-Schicht oder Cloudflare-Schutz steht, blockiert die API-Verbindung. Lösung: IP-Whitelist für Hello Pine im Cloudflare-Backend hinzufügen oder Basic-Auth temporär deaktivieren.

Schritt 3: Produktdaten-Sync prüfen (Tag 2, 2 Stunden)

Hello Pine zieht jetzt deinen Shopware-Produkt-Katalog. Im Backend siehst du eine Liste aller Produkte mit Status: Vollständig, Pflichtfeld fehlt, EAN-Konflikt etc. Das ist die wichtigste Daten-Hygiene-Prüfung vor allen weiteren Schritten.

Hier stolpert es immer: Mindestens 20 % der Produkte haben Pflichtfeld-Lücken (fehlende EAN, fehlende Material-Angabe, fehlende Größentabelle). Du musst diese Lücken in Shopware schließen, bevor das Listing zu Kaufland geht. Plane 2–5 Werktage für Daten-Bereinigung ein, abhängig von Sortiments-Größe.

Schritt 4: Mapping-Session mit Hello Pine (Tag 3, 90 Minuten Call)

Wir machen einen Live-Call und gehen gemeinsam die Pflichtfeld-Zuordnung Shopware → Kaufland durch. Welche Shopware-Eigenschaft mappt auf welche Kaufland-Spalte? Beispiele:

Shopware Manufacturer → Kaufland Brand

Shopware EAN → Kaufland EAN

Shopware Description → Kaufland Description (mit HTML-Cleaning)

Shopware Material (Property) → Kaufland Material (Kategorie-spezifisch)

Das Mapping bleibt persistent, du machst es einmal sauber und es greift für alle zukünftigen Produkte.

Hier stolpert es manchmal: Wenn Shopware-Eigenschaften nicht konsistent gepflegt sind (mal als Property, mal als Custom-Field), brauchst du ein Konsolidierungs-Mapping. Wir lösen das im Call, aber es verlängert die Session.

Schritt 5: Versandgruppen im Kaufland-Backend anlegen (Tag 4, 60 Minuten)

Im Kaufland Seller Portal legst du die Versandgruppen an, die in Hello Pine als Versand-Klassen gemappt werden. Standard-Setup: std-de, express-de, optional std-eu. Pro Versandgruppe konfigurierst du Versandkosten erster Artikel, Zusatzkosten weiterer Artikel und Lieferzeit.

Den Detail-Setup haben wir im Kaufland-Versandprofile-Post aufgeschlüsselt.

Hier stolpert es bei jedem dritten Setup: Die Versandgruppen-Namen im Kaufland-Backend müssen exakt mit den Namen in Hello Pine matchen. Lowercase, keine Leerzeichen, keine Sonderzeichen.

Schritt 6: Retouren-Modell konfigurieren (Tag 4, 30 Minuten)

Im Kaufland Seller Portal unter Retouren-Einstellungen wählst du dein Retouren-Modell. Für die meisten Shopware-Brands empfehlen wir Modell 1 mit eigenem DHL-Vertrag und Kunden-Kostenbeteiligung von 5 € bei Bestellungen unter 40 €.

Details zur Modell-Wahl stehen im Kaufland-Retouren-Post.

Schritt 7: Test-Listings hochladen (Tag 5, 2 Stunden)

Du wählst in Hello Pine 5–10 Produkte für ein Test-Listing zu Kaufland aus. Hello Pine pusht die Angebote in Kaufland, du siehst innerhalb von 30–60 Minuten die Listings im Kaufland-Backend. Kaufland prüft die Daten auf Vollständigkeit und gibt das Listing frei oder schickt es zurück mit Fehler-Code.

Hier stolpert es oft: EAN-Konflikte. Wenn Kaufland deine EAN bereits einem anderen Listing zugeordnet hat (passiert bei Drop-Shipping-Konkurrenz oder bei Branded Re-Listings), bekommst du den Fehler „EAN bereits vergeben" und musst über das Kaufland-Support-Ticket eine Brand-Verifizierung anstoßen.

Schritt 8: Test-Bestellung durchspielen (Tag 6–7, 1 Stunde)

Du oder ein Hello-Pine-Tester legt eine Sandbox-Bestellung an. Die Bestellung läuft durch den vollen Loop: Kaufland-Frontend → Hello Pine → Shopware-Backend → Versand-Trigger → Tracking-Nummer-Rückmeldung an Kaufland. Du prüfst jeden Schritt einzeln auf Konsistenz.

Hier stolpert es selten, weil wir das automatisiert testen. Wenn doch etwas haut, liegt es meist am Versand-Mapping (falsche Versandgruppe).

Schritt 9: Erste 50 Produkte live schalten (Tag 8–10, 4 Stunden)

Wenn Test-Listings und Test-Bestellung sauber laufen, schaltest du die ersten 50 Produkte aus dem Hello-Pine-Backend live. Hello Pine pusht alle Angebote, Bestand und Preise zu Kaufland. Du beobachtest die ersten 24 Stunden auf Anomalien (Listing-Ablehnungen, Bestand-Konflikte).

Hier stolpert es manchmal: Wenn zu viele Listings gleichzeitig hochgeladen werden, drosselt Kaufland die API-Rate. Hello Pine verteilt das automatisch über Stunden, du siehst aber in den ersten Tagen vielleicht eine Queue im Hello-Pine-Backend.

Schritt 10: Volles Sortiment + Live-Go (Tag 10–14, 2 Stunden)

Nach den ersten 50 erfolgreich live geschalteten Produkten skalierst du auf das volle Sortiment. Hello Pine übernimmt die kontinuierliche Bestand-, Preis- und Bestellungs-Sync. Du wechselst aus dem Onboarding-Modus in den laufenden Betrieb, in dem Hello Pine die Sync-Schicht automatisch hält.

Hier stolpert es nicht mehr, weil die Pflichtfelder und Mapping bereits durch die ersten 50 Listings validiert sind. Skalierung läuft sauber.

Was nach dem Onboarding kommt

In den ersten Wochen nach Live-Go beobachtest du im Hello-Pine-Dashboard:

Bestand-Sync-Fehler (sollten unter 0,5 % bleiben)

Listing-Ablehnungen durch Kaufland (sollten gegen Null tendieren, wenn Mapping sauber)

Erste Bestellungen mit Conversion-Rate-Tracking

Erste Retouren mit Frist-Countdown im Dashboard

Wir haben in der Praxis gesehen, dass die meisten Brands nach 4 Wochen Kaufland-Betrieb bereit sind für den zweiten Marketplace (oft Otto oder Amazon). Hello Pine bindet weitere Marketplaces an deinen bestehenden Shop, ohne dass du den Shopware-Setup wiederholen musst.

Wenn du Shopware mit Kaufland verbinden willst

Wir machen den Kick-off-Call innerhalb von 5 Werktagen nach Anmeldung. Du brauchst dafür einen Shopware-6-Shop ab Version 6.5, ein Kaufland-Händler-Konto und ein Sortiment mit gepflegten EANs. Den Rest übernehmen wir gemeinsam in der Mapping-Session und während des Test- und Live-Go-Prozesses. Teste Hello Pine 14 Tage kostenlos und buche deinen Kick-off direkt aus dem Backend.